رسائل الأخبار السيئة الفعالة في الكتابة التجارية

رسائل الأخبار السيئة الفعالة في الكتابة التجارية

في الكتابة التجارية ، رسالة الأخبار السيئة هي رسالة أو مذكرة أو بريد إلكتروني ينقل معلومات سلبية أو غير سارة من المحتمل أن تخيب أو تزعج أو حتى تغضب القارئ. ويسمى أيضا رسالة غير مباشرة أو رسالة سلبية.

تتضمن رسائل الأخبار السيئة الرفض (استجابةً لطلبات التوظيف وطلبات الترقية وما شابه) والتقييمات السلبية وإعلانات التغييرات في السياسة التي لا تفيد القارئ.

عادة ما تبدأ رسالة الأخبار السيئة برسالة محايدة أو إيجابية متعادل بيان قبل تقديم معلومات سلبية أو غير سارة. هذا النهج يسمى خطة غير مباشرة.

أمثلة وملاحظات

  • "من الأسوأ بكثير تلقي الأخبار السيئة من خلال الكلمة المكتوبة أكثر من إخبارك شخصًا بكل بساطة ، وأنا متأكد من أنك تفهم السبب. عندما يخبرك شخص ما ببساطة الأخبار السيئة ، تسمعها مرة واحدة ، وهذه هي نهايتها ولكن عندما يتم كتابة الأخبار السيئة ، سواء في رسالة أو في صحيفة أو على ذراعك بقلم حريري ، في كل مرة تقرأها ، تشعر كما لو كنت تتلقى الأخبار السيئة مرارًا وتكرارًا ". (ليموني سنيكت ، الفجل: حقائق مريرة لا يمكنك تجنبها. هاربر كولينز ، 2007)

نموذج: رفض طلب المنحة

نيابة عن أعضاء لجنة البحوث والمنح الدراسية ، نشكركم على تقديم طلب لمسابقة منح الأبحاث والمنح الدراسية لهذا العام.

نأسف للإبلاغ بأن اقتراح المنحة الخاص بك كان من بين تلك التي لم تتم الموافقة عليها للتمويل في الربيع. مع انخفاض أموال المنح بسبب التخفيضات في الميزانية والعدد القياسي للطلبات ، أخشى أن العديد من المقترحات المهمة لا يمكن دعمها.

على الرغم من أنك لم تحصل على منحة هذا العام ، إلا أنني أثق في أنك ستواصل متابعة كل من فرص التمويل الداخلية والخارجية.

الفقرة التمهيدية

  • "الفقرة التمهيدية في رسالة الأخبار السيئة يجب أن يحقق الأهداف التالية: (1) توفير مخزن مؤقت لتخفيف الأخبار السيئة التي ستتبع ، (2) إعلام المتلقي بماهية الرسالة دون ذكر ما هو واضح ، و (3) بمثابة انتقال إلى مناقشة أسباب دون الكشف عن الأخبار السيئة أو قيادة المتلقي لتوقع أخبار جيدة. إذا أمكن تحقيق هذه الأهداف في جملة واحدة ، يمكن أن تكون هذه الجملة هي الفقرة الأولى. "(كارول م. ليمان ودبي دوفرين ، علاقات عمل، الطبعة ال 15. طومسون ، 2008)

الفقرات الجسم)

  • "تسليم الأخبار السيئة في متن الرسالة. حددها بوضوح ودقة ، وشرح الأسباب لفترة وجيزة وبدون عاطفي. تجنب الاعتذارات ؛ إنها تضعف تفسيرك أو موقفك. حاول تضمين الأخبار السيئة في دعم ، وليس موضوعي ، جملة من فقرة. علاوة على ذلك ، حاول تضمينها في فقرة ثانوية من جملة. الغرض ليس إخفاء الأخبار السيئة ، بل تخفيف أثرها. " (ستيوارت كارل سميث وفيليب بي. القيادة المدرسية: دليل التميز في تعلم الطلاب. كوروين برس ، 2006)

إغلاق

  • "يجب أن يكون إغلاق رسالة تحتوي على أخبار سلبية مهذبًا ومفيدًا. والغرض من الإغلاق هو الحفاظ على أو إعادة بناء النوايا الحسنة ... يجب أن يكون للإغلاق لهجة صادقة. تجنب الإغلاق المفرط مثل إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى عدم التردد في الاتصال... قدم للمستلم خيارًا آخر ... يؤدي تقديم خيار آخر إلى تحويل التركيز من الأخبار السلبية إلى حل إيجابي. "(توماس ل. يعني ، اتصالات الأعمال، 2nd إد. التعليمية الجنوبية الغربية ، 2009)

شاهد الفيديو: دعاء المظلوم - الدكتور عمر عبد الكافي